Hamnøys personvernerklæring

1. INNLEDNING

Denne personvernerklæringen gjelder for HAMNØY AS. Erklæringen vil forklare hvilken informasjon vi samler inn om deg (den registrerte). Erklæringen vil også angi formålet med innhentingen, hvordan vi bruker informasjonen og hvordan vi tar hensyn til ditt personvern.

Vi er databehandler for:

  • behandling av personopplysninger som vi gjennomfører i forbindelse med en rekruttering eller annen konsulenttjeneste på vegne av en kunde

Vi sørger for at det er inngått databehandleravtaler med våre leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne.

Vi er behandlingsansvarlig for:

  • alle personopplysninger som vi innhenter i forbindelse med ditt kandidat- og/eller kundeforhold til oss
  • personopplysninger om kandidater og potensielle kandidater som samtykker til at vi lagrer informasjon i våre systemer etter at en rekrutteringsprosess er gjennomført
  • de som besøker vår nettside

2. HVA ER PERSONOPPLYSNINGER OG HVEM ER ANSVARLIG FOR AT BEHANDLINGEN OVERHOLDER KRAVENE I LOVVERKET?

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Dette kan for eksempel være navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, IP-adresse og atferdsmønstre. Herunder hva du søker etter på nettet.

All behandling av personopplysninger, slik som innsamling, registrering, lagring og utlevering er underlagt særskilte regler, blant annet i personopplysningsloven. Det foreligger særlige regler for behandling av sensitive personopplysninger.

Det er daglig leder i HAMNØY som er ansvarlig for at behandlingen skjer i samsvar med lovens regler. Datatilsynet fører tilsyn med at loven overholdes.

3. HVA SLAGS OPPLYSNINGER SAMLER VI INN OG HVORDAN?

For å kunne levere så gode tjenester som mulig er vi avhengige av å samle inn ulike typer informasjon, inkludert personopplysninger om deg. Under følger en oversikt over hvordan vi samler inn personopplysningene og hvilke opplysninger dette er:

3.1 Henvendelser og kommunikasjon

  • Google Cloud er vår leverandør av løsninger for digital kommunikasjon, dokumenter og arkivering. Vi benytter 2-trinns bekreftelse ved pålogging. Google Cloud benytter datasentre i Europa og USA – og informasjon og dokumenter vil kunne overføres til USA. 
  • HAMNØY benytter e-post, videomøter og andre samhandlingsløsninger fra Google Cloud i det daglige arbeide med å løse oppdrag, herunder kontakt med leverandører, kunder, potensielle kunder, kandidater og potensielle kandidater. 
  • HAMNØYs medarbeidere benytter e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er nødvendige, og minst hvert år gjennomgå og slette uaktuelt innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, og relevante e-poster overføres til de kollegaer som overtar saksbehandlingen. Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive, eller andre fortrolige opplysninger via e-post uten å benytte krypteringsordninger.
  • Team HAMNØY benytter Slack i det daglige arbeidet – og har knyttet løsningen mot andre applikasjoner som vi benytter for å samhandle og kommunisere mest mulig effektivt internt. Slack er basert i USA og informasjon overføres til deres servere i USA.
  • HAMNØY benytter mobilt bedriftsnett fra Telenor. Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) registreres i løsningen. Løsningen er nødvendig for å sikre god oppfølging av inngående henvendelser. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner, samt kontaktliste til ulike relasjoner lagret på bedriftens mobiltelefoner. Telenor er vår leverandør av telefonitjenester. Telenor er databehandlingsansvar for telekommunikasjonstjenester og databehandler for Mobilt bedriftsnett.
  • Intercom er leverandør og databehandler av vår chatløsning som er tilgjengelig på Hamnoy.no. Intercom er basert i USA og informasjon overføres til deres servere i USA. Meldingstjenesten er tilgjengelig på alle sider på Hamnoy.no og budskapet kan tilpasses hver enkelt side. Formålet med tjenesten er å gjøre det enkelt for interesserte brukere å ta kontakt med HAMNØY AS uten pålogging og uten å forlate Hamnoy.no. Kommunikasjon via Intercom slettes når det har gått ni måneder siden sist aktivitet – og ved ny aktivitet etter ni måned behandles brukeren som ny bruker av løsningen. På forespørsel slettes lagret informasjon innen sju dager. 

3.2 Brukermønstre og markedsføring

Når du besøker vårt nettsted, registrerer vi informasjon om ditt brukermønster. Registreringen foretas for på sikt å forbedre din og andres brukeropplevelse samt for benyttelse i forbindelse med markedsføring.

Nettstedet Hamnoy.no driftes av iDrift Web AS. Vår webserver logger også din IP-adresse i en kort periode. Brukerens IP-adresse, tidspunkt, nettadresse, HTTP status, antall bytes sendt, HTTP referer og HTTP user agent blir logget i 30 dager – deretter slettes loggen automatisk. Denne informasjonen logges av sikkerhetshensyn og andre driftsmessige forhold. iDrift Web AS er databehandler for denne loggen.

Informasjonen som registreres på Hamnoy.no analyseres ved bruk av analyseverktøyet Google Analytics og Facebook Pixel. Det betyr at blant annet ditt brukermønster på Hamnoy.no kan spores av Google og Facebook.

Google Analytics bruker informasjonskapsler/cookies (små tekstfiler som nettstedet lagrer på brukerens datamaskin), som registrerer brukernes IP-adresse, og gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nett. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Informasjonen benyttes også til retargeting-markedsføring ved hjelp av Google Adwords og Facebook Pixel. Informasjonskapslene lagres i 180 dager.

Ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson. Dette da din IP-adresse anonymiseres ved bruk av «anonymizeIP».  

nettvett.no kan du lese om hvordan du stiller inn nettleseren for å godta/avvise informasjonskapsler, og få tips til sikrere bruk av internett

3.3 Samtykke til å motta nyhetsbrev

HAMNØY sender ut nyhetsbrev vanligvis to ganger per måned. Nyhetsbrevene inneholder informasjon om ledige stillinger, bransjenytt, kunngjøringer, samt tips til både jobbsøkere og arbeidsgivere. For at vi skal kunne sende nyhetsbrev må du registrere en e-postadresse og deretter gi ditt samtykke. E-postadresser lagres i en egen database hos Mailchimp, deles ikke med andre, og slettes når du sier opp abonnementet. Mailchimp er leverandør av løsningen og databehandler. E-postadresser overføres til Mailchimp sine servere i USA. Vi benytter 2-trinns bekreftelse ved pålogging. 

3.4 Deling/tips-tjeneste

Funksjonen «Del» kan brukes til å videresende lenker fra vår Facebook side. Når du deler innlegg, legges informasjonen inn der og da hos nettsamfunnet du velger. Hvordan det aktuelle nettsamfunnet håndterer dataene videre, reguleres av din avtale med nettsamfunnet. Informasjon om at du har delt et innlegg lagres ikke hos oss.

3.5 Innhenting av informasjon om KANDIDATER og POTENSIELLE KANDIDATER

Når du blir registrert som kandidat, er det som regel på en av to måter:

  • Du søker på en konkret stilling eller registrerer din CV hos oss på generelt grunnlag
  • Vi kontakter deg som følge av et aktivt kandidatsøk

kandidatER: 

Søknad og CV registreres og behandles elektronisk i WebCruiter. Søknad og CV via e-post aksepteres ikke.

Søker du på en stilling som er utlyst av HAMNØY AS på vegne av en oppdragsgiver, vil vi be deg registrere kontaktinformasjon (navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer), søknad, CV, attester / vitnemål og annen relevant informasjon for stillingen. Vi vil også etter nærmere avtale med deg som kandidat registrere annen innsendt eller innhentet informasjon, eksempelvis referansenotat, bakgrunnssjekk, oppgavebesvarelser og arbeidspsykologiske tester. Alle opplysningene samles og lagres i vårt system for videre prosess og dialog med deg, og så lenge det er relevant for formålet. Deretter slettes / makuleres den registrerte informasjonen.

Dersom du som kandidat har samtykket til at vi kan oppbevare dine personopplysninger i vår CV-database på generelt grunnlag, er informasjonen om deg som kandidat tilgjengelig og søkbar for HAMNØY AS så lenge samtykken opprettholdes. Du vil også som CV-kandidat kunne velge selv om du vil motta varslinger om nye stillinger.

Når du blir registrert som kandidat hos oss, fordi du er søker til en bestemt stilling, eller som følge av et aktivt søk i markedet, vil vi også registrere nødvendig informasjon om hvilke konkrete rekrutteringsprosesser du viser interesse for og din status i disse. Status vil si hvor langt du har kommet i rekrutteringsprosessen og om du eventuelt har blitt ansatt hos en av våre kunder.

Som en del av kvalitetssikringen i våre rekrutteringsprosesser benytter vi relevante arbeidspsykologiske tester, bakgrunnssjekker, språktester og andre praktiske tester og oppgaver.

Arbeidspsykologiske tester leveres av Assessio Norge AS. Tester gjennomføres av kandidat via nettleseren. Testrapporter lagres så lenge det er relevant for formålet, men slettes automatisk hos Assessio etter 12 måneder. Testgjennomføring, testtilbakemelding og behandling av testrapportene håndteres kun av sertifiserte medarbeidere hos HAMNØY.

Bakgrunnssjekker leveres av Semac AS. En egen databehandleravtale mellom HAMNØY og Semac AS gjelder. Vi innhenter samtykkeerklæring og nødvendig informasjon fra kandidat og gjennomfører bestilling av bakgrunnssjekk hos Semac. Rapporter lagres i seks måneder i Semacs nettbaserte administrasjonssystem og slettes deretter automatisk av Semac.

Språktester leveres av Berlitz Norway. Tester gjennomføres av kandidat online. Testrapporter slettes hos Berlitz umiddelbart at resultatet er oversendt HAMNØY, og lagres hos oss så lenge det er relevant for formålet.

POTENSIELLE KANDIDATER:

Noen ganger registrerer vi opplysninger om potensielle kandidater på eget initiativ. Opplysningene henter vi som regel inn gjennom søk i åpne kilder på internett. Når du blir registrert som potensiell kandidat vil vi kun registrere nødvendig informasjon om deg. Ofte er dette en CV du selv har gjort tilgjengelig via LinkedIn eller lignende tjenester. Hvis din e-postadresse og ditt telefonnummer er tilgjengelig vil vi registrere dette også. Vi vil også notere din status og interesse for nye stillinger. Grunnlaget for denne registreringen er det som kalles berettiget interesse (jf. GDPR Art. 6f). Grunnlaget i GDPR Art 6 om gitt samtykke bruker vi basert på at du som kandidat nå eller tidligere har gitt samtykke til oppbevaring og bruk av dine personopplysninger til rekrutteringsformål.

Når vi kontakter deg som potensiell kandidat, og du er interessert i å bli med i prosessen, vil vi vanligvis oppfordre deg til å registrere deg som søker elektronisk i vårt søknadssystem.

Potensielle kandidater kan også registrere seg på generelt grunnlag i vår CV-database i WebCruiter. Løsningen er tilgjengelig på Hamnoy.no. Du blir da bedt om å opprette en brukerprofil, oppgi kontaktinformasjon (navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer) og registrere din CV. Disse opplysningene lagres i vårt system for fremtidig saksbehandling og dialog med deg. Informasjonen om deg som potensiell kandidat vil være tilgjengelig og søkbar for HAMNØY AS så lenge samtykken opprettholdes. Du vil også som CV-kandidat kunne velge selv om du vil motta varslinger om nye stillinger.

Tilgang til opplysningene:

  • Tilgangen til personopplysningene er begrenset til de som arbeider med en aktuell rekrutteringsprosess
  • Egen taushetserklæring gjelder for ansatte i HAMNØY AS

3.6 Spørreskjema til kandidater og kunder

HAMNØY gjennomfører jevnlige spørreundersøkelser til kandidater og kunder etter avsluttet rekrutteringsoppdrag. Målgruppen for kandidatundersøkelsen er kandidater som har blitt presentert for oppdragsgiver. Resultatene fra spørreundersøkelsene lagres og benyttes i vårt kontinuerlige forbedringsarbeid.  Vi bruker informasjonen til å registrere utviklingen i kandidat- og kundetilfredshet. Vi benytter applikasjonen Google Skjema til å innhente tilbakemeldingene og resultater. Det er frivillig å besvare våre undersøkelser. Opplysninger blir lagret i vårt arkivsystem i Google Cloud. Vi oppbevarer informasjonen så lenge det er relevant for formålet.

3.7 Kunderelasjonshåndtering / MARKEDSFØRING

Copper er vår leverandør av CRM-system. I løsningen registrerer hver enkelt ansatt hos HAMNØY potensielle oppdrag knyttet til kontaktperson og kunde. Formålet med systemet er å sikre god og systematisk oppfølging av potensielle oppdrag – og dermed redusere sårbarhet i oppfølgingsarbeidet. Informasjonen er åpen for alle ansatte som er registrerte brukere av systemet. Copper er basert i USA og informasjon overføres til deres servere i USA. 

Hvis du har et aktivt kundeforhold til HAMNØY, vil vi kunne sende deg informasjon og markedsføring. Vi bruker da registrert e-post eller andre elektroniske kommunikasjonsmetoder. Dette skjer innenfor rammene av markedsføringsloven. Dette slik at vi skal kunne yte bedre service til deg som kunde, kunne kontakte deg angående ditt kundeforhold hos HAMNØY, samt sende deg nyttig informasjon om produkter og tjenester vi har.   

Informasjonen lagres og benyttes så lenge det er relevant for formålet.

3.7 Opplysninger om ansatte

HAMNØY AS behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av artikkel 6 nr. 1 bokstav b) og 9 nr. 2 bokstav b).

Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune, fagforeningstilhørighet, egenmelding og sykemeldinger. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid. Regnskapsbyrået Hagland Finans AS er vår leverandør av regnskapstjenester og følgelig databehandler for regnskapspliktige personopplysningene om våre ansatte.

Alle personopplysninger knyttet til den ansatte vil som hovedregel slettes når arbeidsforholdet opphører, med mindre særlige grunner gjør det nødvendig å oppbevare dem lenger. Særlige grunner kan f.eks. være tvist om oppsigelse eller avskjed. Personalopplysninger knyttet til lønnsadministrasjon slettes etter 5 år i samsvar med reglene i regnskapsloven.

4. DELING AV OPPLYSNINGER

Personopplysningene som registreres deles i utgangspunktet ikke med andre, med unntak av overføring til tilknyttede databehandlere og overføring av informasjon til kunde ved gjennomføring av rekrutteringsprosesser. Kontaktpersoner hos våre kunder som får tilgang til søknadsinformasjon er databehandlere og deres ansvar reguleres i egne databehandleravtaler mellom HAMNØY AS og våre kunder.

Kunden vil ved ansettelse ha rett til å arkivere CV, søknad og vedlegg til den nyansatte.

Våre databehandleravtaler med eksterne systemleverandører begrenser deres anledning til å bruke opplysningene som lagres i systemene. Dette for å sikre dine rettigheter og vår taushetsplikt.

5. OVERFØRING AV PERSONOPPLYSNINGER TIL UTLANDET

  • Innenfor EU/ EØS
    • Personopplysningene dine kan overføres til utlandet. Overføring av personopplysninger innenfor EU/EØS-området kan fritt skje i henhold til gjeldende personvernlovgivning.
  • Utenfor EU/ EØS
    • Dersom det blir aktuelt med overføring av personopplysninger til stater utenfor EU/EØS-området, vil vi forsikre oss om at overføringen skjer i samsvar med gjeldende lovgivning slik at dine rettigheter ivaretas.

6. SIKRING AV PERSONDATA

Vi bruker hensiktsmessige sikkerhetstiltak for å sikre at personopplysninger som er under vår kontroll er tilgjengelig, er rett og at uautoriserte ikke får tilgang til dem. Blant tiltakene er blant annet begrensning av tilgangen til informasjonen og viruskontroll.

7. RETTIGHETER

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandling av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningsloven § 18 første ledd. HAMNØY AS har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler.

De som er registrert i en av våre systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Du har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger som HAMNØY AS ikke har rett til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Videre har du rett til å kreve begrenset behandling, protestere mot behandlingen og be om dataportabilitet. Kravet fra den registrerte skal hovedregel besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Ved spørsmål vedrørende dine personopplysninger kan du når som helst ta kontakt med oss på hei@hamnoy.no

8. ENDRINGER AV PERSONVERNERKLÆRINGEN

Vi vil med jevne mellomrom kunne oppdatere eller endre personvernerklæringen. Ved større endringer vil vi informere om dette. En elektronisk lesbar personvernerklæring vil til enhver tid være lett tilgjengelig på Hamnoy.no.

9. KONTAKTINFORMASJON

HAMNØY AS, ved daglig leder, har det øverste ansvaret for virksomhetens behandling av personopplysninger.

Personvernansvarlig er daglig leder Jan Tore Hamnøy

Epost: jth@hamnoy.no

Telefon: + 47 41 10 22 00

Har du spørsmål om vår personvernerklæring eller om vår bruk av personopplysninger, ta gjerne kontakt med vår personvernansvarlig.